Apis Bruoc Sella zoekt Administratief & boekhoudkundig assistent(e)

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Responsable de la gestion administrative et comptable des activités de l’asbl

 

APIS BRUOC SELLA – LA NATURE EN VILLE

Depuis plus de 15 ans, Apis Bruoc Sella œuvre à Bruxelles pour créer plus de nature en ville afin d’offrir un meilleur service à ses habitants, dans les quartiers, les parcs et jardins, aux abords des immeubles, etc. Et ce, pour offrir à tous une ville saine et agréable, qui utilise les ressources disponibles avec parcimonie et de manière durable.

Pour ce faire, l’association s’adresse aux citoyens, aux professionnels, aux pouvoirs publics, aux politiques, aux faiseurs d’opinion (médias, etc.) et à la communauté des chercheurs pour les guider dans des initiatives innovantes dans le domaine du verdissement et de la biodiversité en ville.

Concrètement, l’association intervient à plusieurs niveaux :

  • Développer les connaissances sur le terrain en s’efforçant d’accroître le dialogue, la coopération et les dynamiques transversales entre les différentes parties concernées.
  • Sensibiliser et élargir les connaissances par le biais de matériel d’information, de campagne, de cours de formation, d’ateliers, de conférences et de journées d’étude.
  • Superviser les initiatives locales.
  • Soutenir le développement de projets exemplaires/innovants qui répondent aux enjeux actuels et futurs de la nature en ville et à la situation des acteurs.
  • Conseiller les responsables politiques et les pouvoirs publics pour qu’ils participent à une politique systématique et ambitieuseuse en faveur de la nature en ville.

 

PRÉSENTATION DES PROJETS

Depuis des années, l’association accompagne les professionnels bruxellois dans leurs démarches en matière de gestion écologique et leurs obligations de limitation des pesticides dans l’espace public. Tout cela se fait principalement dans le cadre de l’Unité d’Appui 'Gestion Ecologique' (subside de Bruxelles Environnement) et de l’Académie de la Nature (marché public de Bruxelles Environnement). Chaque année, l’asbl organise plus de 60 formations et conférences.

Le poste d’adjoint administratif et comptable est au cœur de ces deux projets et au sein de l’organisation elle-même.

 

COMMANDES

Dans le cadre de l’Académie de la Nature : gestion du secrétariat et de la communication

En collaboration avec les responsables de formation et le chef de projet :

  • Assurer le suivi des inscriptions et des activités des participants via la plateforme Moodle
  • Gérer et mettre à jour le contenu de la plateforme Moodle : créer et mettre à jour des pages, créer des exports, etc.
  • Assurer le suivi quotidien des courriels et des appels téléphoniques des participants aux cours de formation et aux séminaires.
  • Organiser la planification de la formation et la réservation des salles
  • Préparer les documents pour le suivi des formations et des parcours associés
  • Créer des publications avec présentation des programmes de formation via Canva ou inDesign
  • Réaliser une campagne d’information auprès de différents groupes cibles

Gestion administrative quotidienne de l’asbl

  • Gérer les appels téléphoniques de 1ère ligne
  • Gérer le matériel de bureau (inventaire, commandes, etc.)
  • Achats occasionnels (colis, restauration, etc.) et services de commande (restauration, etc.)
  • Créer et gérer des listes de contacts à but non lucratif en conformité avec le RGPD
  • Etablissement de documents : listes de participants, dossiers de documentation, rapports d’activité, etc.
  • Préparation des procès-verbaux des réunions
  • Documentatiecentrum beheren: gegevensinvoer, archivering, opvolging, ...

Administratieve ondersteuning

  • Boekhoudkundige stukken opvolgen
  • Ondersteuning bieden bij financiële en activiteitsgebonden rapportering
  • Bij gelegenheid fotokopies nemen en gegevens invoeren

(Sociale) media

  • Mailings opmaken (mailchimp)
  • Verantwoordelijk voor publicaties en opvolging op Facebook, Instagram en Linkedin in overleg met beheerders van vzw
  • Visuals aanmaken op Canva en inDesign
  • Reacties en berichten op sociale media opvolgen

 

Ondersteuning aan de medewerkers van het team

  • Inschrijvingen voor acties op het vlak van milieu-educatie administratief opvolgen
  • Ondersteuning bieden bij projecten van team (opmaak van dossiers, administratieve ondersteuning)
  • Ondersteuning bieden bij evenementen (onthaal, opvolging van catering, ...)
  • Bij gelegenheid deelnemen aan publieke sensibiliseringsacties van vzw (stands, workshops, ...)

 

PROFIELEN

Opleiding & ervaring

  • Diploma: hoger middelbaar onderwijs + relevante ervaring of bachelor secretariaat of boekhouding
  • 2 jaar ervaring in vergelijkbare functie
  • Rijbewijs B

 

 

Kennis

  • Goede kennis van beheer via Moodle-platform is een pluspunt of interesse om opleiding rond deze programma’s te volgen
  • Goede spelling en zinsbouw
  • In staat om in een franstalig team te werken
  • In staat om een gesprek in het Nederlands te voeren
  • Zeer goede kennis van Word, Outlook en Excel
  • Goede kennis van Adobe inDesign of Canva of interesse om opleiding rond deze programma’s te volgen
  • Kennis van programma’s voor webpublicaties (Wordpress, MailChimp, ...) of interesse om opleiding rond deze programma’s te volgen
  • Goede kennis van sociale media en manier van communiceren op deze platformen
  • Kennis van GDPR

 

Eigenschappen

  • Nauwgezet
  • In staat om goed verloop van procedures te volgen
  • Proactief / aanpassingsvermogen / oplossingsgericht
  • Gemakkelijk in omgang / goede relationele vaardigheden / zin voor dienstverlening
  • Veelzijdig en in staat om wisselende werkdruk aan te kunnen
  • Affiniteit met waarden en thema's van de vereniging
  • Zo snel mogelijk beschikbaar

 

 

NOUS OFFRONS :

  • Contrat à durée indéterminée 4/5 ou 1 ETP
  • Selon les salaires de JC 329.02 échelle 4.2.
  • Ordinateur et téléphone portable de l’entreprise
  • 1 jour de télétravail/semaine
  • Au sein d’une équipe dynamique de 6 personnes et au sein d’une organisation porteuse de sens en plein développement
  • Environnement de travail agréable - Bureau au sein de Transforma (Avenue Jules Bordet 13, 1140 Bruxelles)
  • Travail occasionnel avec horaires décalés (soirs et fins de semaine)

 

INTÉRÊT?

  • Envoyez votre CV et votre lettre de motivation au format pdf [NAAM_CV_Admin_assist.pdf] et [NAAM_Brief_Admin_assist.pdf] à rh@apisbruocsella.be au plus tard le vendredi 20/05/2024.
  • Les entretiens auront lieu dans la semaine du 27/05/2024.